Ondersteunend systeem
Een goed ondersteunend systeem is belangrijk voor de preventie en aanpak van seksueel grensoverschrijdend gedrag (SGOG). Het voorkomt SGOG zoveel mogelijk en zorgt ervoor dat eventuele meldingen snel en deskundig worden opgepakt. Het ontbreken van meldingen betekent niet dat SGOG niet voorkomt. Het kan juist aangeven dat medewerkers zich niet veilig genoeg voelen om iets te zeggen.
Zorg er daarom als organisatie voor dat je duidelijke procedures opstelt en deskundige ondersteuning biedt. Om SGOG te voorkomen en om meldingen goed op te kunnen volgen. Een beslistafel helpt om meldingen zorgvuldig en objectief op te pakken. De manier waarop meldingen worden behandeld, bepaalt ook of er een open aanspreekcultuur ontstaat. Toegankelijke meldpunten en vertrouwenspersonen maken hierin het verschil.
Hier vind je hoe je als organisatie een stevig ondersteunend systeem inricht, inclusief de rollen van vertrouwenspersonen, HR, juristen en toezichthouders. De pagina beschrijft ook hoe je een meldprotocol en gedragscode opstelt, en hoe medewerkers, leidinggevenden en toezichthouders hun rol goed kunnen vervullen.
Met de Quickscan van deze tool kan je het ondersteunend systeem van je organisatie toetsen.
Deskundige ondersteuning
Een effectieve aanpak van seksueel grensoverschrijdend gedrag (SGOG) vraagt om de juiste kennis en deskundigheid binnen een organisatie. Dit betekent expertise op het gebied van sociale veiligheid en seksueel grensoverschrijdend gedrag, arbeidsrecht en psychologische ondersteuning. Niet elke organisatie heeft deze kennis zelf in huis. Externe ondersteuning via een arbodienst, hr-adviesbureau of brancheorganisatie kan een oplossing zijn. Een goed functionerend ondersteunend systeem vereist samenwerking tussen deze professionals. Dan kunnen zij meldingen zorgvuldig en deskundig oppakken en preventieve maatregelen effectief uitvoeren.
Vertrouwenspersonen
Vertrouwenspersonen spelen een bepalende rol bij het ondersteunen van melders. Ze bieden een luisterend oor, geven advies over vervolgstappen en informeren over beschikbare hulp. Ze handelen vertrouwelijk en nemen geen meldingen over, maar begeleiden medewerkers bij hun keuzes. Voor een goede werking moeten vertrouwenspersonen onafhankelijk en goed opgeleid zijn. Bovendien moeten ze over specifieke vaardigheden beschikken, zoals empathie, communicatievaardigheden en organisatiesensitiviteit. De drempel om hen te benaderen moet zo laag mogelijk zijn. Dit kan door duidelijk te communiceren over hun rol en ervoor te zorgen dat ze makkelijk bereikbaar zijn.
Andere deskundigen
Ook hr-medewerkers, juridische experts en arbodeskundigen spelen een belangrijke rol in de preventie en aanpak van SGOG. Zo helpen hr-medewerkers bij beleid en uitvoering. Juridische experts adviseren over arbeidsrecht en klokkenluiderswetgeving. Arbodeskundigen, zoals preventiemedewerkers en bedrijfsartsen, helpen bij een veilige werkcultuur en ondersteunen medewerkers met gezondheidsproblemen als gevolg van SGOG.
Lees hier meer over in de volledige handreiking.
Lees verderEen meldprotocol en gedragscode
Een goede voorbereiding op meldingen van seksueel grensoverschrijdend gedrag (SGOG) begint met een meldingsprotocol en een gedragscode. Hierin staat hoe je meldingen behandelt, welke stappen volgen en wat betrokkenen kunnen verwachten. Dit zorgt voor duidelijkheid en het helpt om meldingen snel en zorgvuldig op te kunnen pakken. Het is belangrijk dat alle medewerkers het protocol kennen en er makkelijk toegang toe hebben. Bijvoorbeeld door er aandacht aan te besteden in het inwerkprogramma.
Een slechte aanpak van meldingen kan extra pijn en schade veroorzaken. Slachtoffers voelen zich dan nog kwetsbaarder en raken minder bereid tot het doen van meldingen. Veel organisaties behandelen SGOG als een incident zonder de diepere oorzaken in de omgangscultuur aan te pakken. Daardoor blijft het probleem bestaan. Een goed ondersteunend systeem moet niet alleen meldingen afhandelen, maar draagt ook actief bij aan een veilige en respectvolle werkomgeving voor iedereen. Een goed functionerend ondersteunend systeem is ook nodig voor een structurele cultuurverandering binnen de organisatie.
Een centraal meldpunt
Richt één centraal meldpunt in voor alle vormen van grensoverschrijdend gedrag. Dit meldpunt moet laagdrempelig en vertrouwelijk te bereiken zijn, bijvoorbeeld via e-mail of een anonieme brievenbus. Laat dit meldpunt beheren door een onafhankelijke medewerker, zoals een integriteitsfunctionaris of compliance officer. Het meldpunt moet gekoppeld zijn aan een beslistafel die meldingen beoordeelt en opvolgt.
Een gedragscode
Met een gedragscode maak je medewerkers duidelijk welk gedrag acceptabel of onacceptabel is. Ook bied je hiermee een basis voor handhaving.
Stel de gedragscode samen met medewerkers op en draag deze actief uit in de organisatie. De hr-afdeling kan hier bijvoorbeeld een uitvoerende rol in spelen. Brede betrokkenheid van medewerkers is van belang, zodat de gedragscode gedragen en herkenbaar is voor het hele personeel. Bijvoorbeeld door feedback en input te vragen of de gedragscode te bespreken in reguliere overleggen. Bij het bespreken van een gedragscode in teamverband is een sociaal veilige sfeer wel noodzakelijk. Ook moet de gedragscode goed vindbaar zijn en deel uitmaken van het inwerkprogramma. Daarnaast moet duidelijk zijn welke gevolgen en sancties gelden bij overtreding van de regels.
Een goed opgestelde gedragscode draagt bij aan een veilige en professionele werkomgeving. Het laat zien dat de directie SGOG serieus neemt, biedt medewerkers houvast om gedrag te bespreken en helpt bij het handhaven van duidelijke normen binnen de organisatie.
Een klachtenregeling
Een klachtenregeling geeft medewerkers de mogelijkheid om formeel een klacht in te dienen. Een klachtencommissie behandelt deze volgens een vastgelegde procedure. Dit proces zorgt voor transparantie en duidelijkheid over de eisen waaraan een klacht moet voldoen, de toetsingscriteria en de opvolging. Klachten worden meestal getoetst aan wet- en regelgeving, zoals de gedragscode, arbowetgeving en het Burgerlijk Wetboek.
Lees hier meer over in de volledige handreiking.
Lees verderKennis en vaardigheden
Iedereen binnen een organisatie speelt een rol bij de preventie en aanpak van seksueel grensoverschrijdend gedrag (SGOG). Van het management en leidinggevenden tot de ondernemingsraad en individuele medewerkers. Iedereen moet weten wat SGOG inhoudt, welke afspraken er gelden, welke verantwoordelijkheden werknemers hebben en waar ondersteuning te vinden is.
Bewustwording en kennis voor medewerkers
Informeer medewerkers goed over SGOG. Dit helpt hen het te herkennen, bespreekbaar te maken en elkaar aan te spreken. Je kunt medewerkers informeren via periodieke trainingen, het intranet of informatiemateriaal.
De cruciale rol van leidinggevenden
Leidinggevenden hebben een grote invloed op de veiligheidscultuur binnen hun teams. Ze moeten het gesprek over SGOG actief voeren, meldingen zorgvuldig opvolgen en respectvol gedrag stimuleren. Ze hebben ook de verantwoordelijkheid om signalen van SGOG te herkennen en om daarop effectief te handelen. Trainingen helpen hen om kennis en vaardigheden op te bouwen. Bijvoorbeeld over het creëren van een veilige omgangscultuur, het herkennen van signalen en het correct afhandelen van meldingen. Daarnaast moet hun rol in het meldproces duidelijk zijn. Als een leidinggevende zelf betrokken is bij een melding of niet als neutraal wordt gezien, moet de organisatie snel een hoger niveau inschakelen, zoals een toezichthouder.
De rol van toezichthouders en het hoger management
Toezichthouders, zoals een raad van toezicht of raad van commissarissen, helpen om de sociale veiligheid binnen de organisatie te bewaken. Ze houden toezicht op SGOG-beleid, de opvolging van meldingen en de diversiteit binnen de organisatie. Toezichthouders hebben de juiste kennis nodig en moeten zich laten informeren door deskundigen en interne verantwoordelijken. Door SGOG regelmatig te bespreken, bijvoorbeeld in jaarverslagen of risicorapportages, dragen ze bij aan een open en veilige werkomgeving.
Medezeggenschap en medewerkersparticipatie
Medewerkers moeten mee kunnen praten en beslissen over SGOG-beleid, bijvoorbeeld via een ondernemingsraad (OR). De OR heeft advies- en instemmingsrecht over belangrijke besluiten over arbeidsomstandigheden en de omgangscultuur. Zo kunnen medewerkers via de OR bijdragen aan de preventie van SGOG en het stimuleren van de risicoanalyse. In kleinere organisaties zonder OR kan een personeelsvertegenwoordiging een goed alternatief zijn om medewerkers inspraak te geven.
Lees hier meer over in de volledige handreiking.
Lees verderDe beslistafel
De beslistafel speelt een centrale rol bij het behandelen van meldingen binnen de organisatie. Dit overlegorgaan pakt alleen meldingen op die melders daadwerkelijk binnen de organisatie willen laten onderzoeken. De beslistafel mengt zich niet in vertrouwelijke gesprekken tussen melders en vertrouwenspersonen. Pas als de melding bij hen binnenkomt, pakken zij deze op.
Wie zitten er aan tafel?
Een beslistafel bestaat uit minimaal drie rollen:
- De beslisser: vaak een manager of eindverantwoordelijke en neemt besluiten over maatregelen en de opvolging daarvan.
- De deskundige ondersteuner: adviseert over SGOG en de juridische implicaties ervan.
- De procesbewaker: bewaakt de zorgvuldigheid van het proces.
De samenstelling van de beslistafel kan per melding verschillen, afhankelijk van de situatie. De vertrouwenspersoon mag geen rol spelen binnen de beslistafel, omdat deze onafhankelijk moet blijven.
Onafhankelijkheid is belangrijk. Beslissers mogen niet persoonlijk of indirect betrokken zijn bij een melding. Kleinere organisaties, waar onafhankelijkheid lastiger is, kunnen daarom een externe deskundige of een onafhankelijke medewerker uit een partnerorganisatie betrekken.
Hoe stem je de werkwijze van de beslistafel af?
Stel als organisatie duidelijke richtlijnen op over hoe de beslistafel werkt. Bijvoorbeeld in het meldingsprotocol. Het gaat om vragen als: wie zit er aan de beslistafel? Hoe nemen we besluiten? Hoe garanderen we vertrouwelijkheid? Duidelijke afspraken helpen om meldingen snel en zorgvuldig af te handelen en zorgen voor transparantie.
Een goed functionerende beslistafel zorgt voor een effectieve en rechtvaardige aanpak van meldingen binnen jouw organisatie. Zo geef je melders vertrouwen en draag je bij aan een effectieve aanpak van seksueel grensoverschrijdend gedrag.
Lees hier meer over in de volledige handreiking.
Lees verderToets je ondersteunend systeem in de Quickscan
De Quickscan geeft inzicht in hoeverre jouw organisatie de juiste stappen zet voor cultuurverandering en de preventie en aanpak van seksueel grensoverschrijdend gedrag.