Fase 1 – Beslis wat te doen met een melding

Melding, signaal of klacht

Binnen een organisatie kunnen zorgen over seksueel grensoverschrijdend gedrag op verschillende manieren naar boven komen. Het is belangrijk om onderscheid te maken tussen een melding, een signaal en een klacht. Elk vraagt om een eigen manier van opvolging.

Een melding is wanneer iemand zich concreet uitspreekt over seksueel grensoverschrijdend gedrag binnen de organisatie. Dat kan de persoon zijn die het gedrag heeft meegemaakt, maar ook een betrokkene of getuige. Meldingen kunnen ook anoniem worden gedaan en bieden ruimte voor maatwerk in de opvolging.

Een signaal is minder concreet, zoals een vermoeden, een verhaal of een gerucht. Signalen vragen om alertheid en kunnen aanleiding geven tot vervolgacties of verkenning, vooral door vertrouwenspersonen of leidinggevenden.

Een klacht is een formele stap binnen een vastgelegde klachtenprocedure. Alleen degene die het gedrag persoonlijk heeft ervaren, kan een klacht indienen. De procedure kent vaste stappen en wordt behandeld door een klachtencommissie. Klachten zijn niet anoniem en leiden tot een formeel oordeel.

Door goed te begrijpen wat het verschil is, kunnen organisaties zorgvuldig omgaan met zorgen over grensoverschrijdend gedrag en passende vervolgstappen zetten​.

Stap 2 – Informeer de beschuldigde en overweeg maatregelen

Na het onderzoek en het in kaart brengen van de melding en de context, informeer je de beschuldigde. Ook beoordeel je of tijdelijke maatregelen nodig zijn.

Informeren van de beschuldigde

Op basis van de privacywetgeving (AVG) heeft de beschuldigde recht op informatie over de inhoud van de melding en wie de melder is. Het informeren van de beschuldigde moet binnen één maand na de melding gebeuren. Een uitzondering hierop is mogelijk als het informeren van de beschuldigde een risico vormt voor de melder, bijvoorbeeld bij dreigende wraakacties.

Je moet de beschuldigde in ieder geval informeren over het feit dat er een melding is gedaan, het proces dat de beslistafel zal volgen en de eventuele gevolgen voor de werkplek. Informeer de melder vooraf over het moment waarop de beschuldigde op de hoogte wordt gebracht, en ga hierover met de melder in gesprek.

Degene die de melding opvolgt, zoals een lid van de beslistafel, informeert de beschuldigde objectief en zonder oordeel . De persoon die dit doet moet daarom beschikken over de juiste kennis en vaardigheden. De melding kan namelijk een grote impact hebben op de beschuldigde en diens omgeving.

Tijdelijke maatregelen

In sommige gevallen zijn tijdelijke maatregelen nodig om verdere escalatie te voorkomen en de veiligheid van de betrokkenen te waarborgen. De beslistafel beoordeelt of de melder en de beschuldigde nog samen kunnen werken en neemt zo nodig actie.

Mogelijke tijdelijke maatregelen zijn:

• Vrijstelling van werk (non-actiefstelling) van de beschuldigde met behoud van loon.
• Overplaatsing van de beschuldigde naar een andere werkplek binnen de organisatie.
• Regelen van een alternatieve werkplek voor de melder in overleg met deze persoon.

Bij het nemen van tijdelijke maatregelen moet je zorgvuldig motiveren waarom deze worden genomen. Dat moet zowel richting de melder als de beschuldigde, maar ook voor eventuele latere juridische procedures. Ook dien je transparant te zijn over het verdere proces. In sommige cao’s zijn al afspraken vastgelegd over vrijstelling van werk en de maximale duur daarvan.

De communicatie over de maatregelen moet zorgvuldig gebeuren om de reputatieschade voor de beschuldigde te beperken. Je kunt in interne protocollen vastleggen hoe je omgaat met tijdelijke maatregelen. Dan is duidelijk dat een medewerker tijdelijk vrijgesteld kan worden zolang er nog geen definitief besluit is genomen over de melding.

Stap 4 – Kies een opvolging

In deze stap bepaalt de beslistafel welke opvolging het meest passend is. Dit is een complex proces dat maatwerk vereist. De opvolging van een melding moet aansluiten bij de situatie. De gekozen actie moet passen bij de ernst van het gedrag en bijdragen aan een veilige werkomgeving. Daarnaast moet de beslistafel de melder goed informeren over de consequenties van elke stap. Door zorgvuldig af te wegen en het proces transparant te houden, vergroot je de meldingsbereidheid en versterk je de sociale veiligheid op de werkvloer.

De handreiking bevat een wegingskader. Dat kader helpt je om factoren zorgvuldig af te wegen. Zoals de ernst en impact van de melding, de belangen van de melder en de beschuldigde, en de gevolgen voor de organisatie.

Wegingskader opvolging meldingen

Factoren die meespelen bij de keuze voor de opvolging van de melding:

• De duiding van het seksueel grensoverschrijdend gedrag. Wat wordt als grensoverschrijdend ervaren, wat zegt de gedragscode, en is er sprake van een wetsovertreding?
• Perspectieven en belangen. Wat zijn de behoeften van de melder? Wat zijn de verwachte reacties en risico’s voor de organisatie?
• Doel van de opvolging. Moet de normnaleving worden hersteld, informatie worden ingewonnen, en/of zijn maatregelen nodig?

Zorgvuldige besluitvorming en belangenafweging

Om de rechten van zowel de melder als de beschuldigde te respecteren, moet de afwikkeling van de melding zorgvuldig gebeuren. Onduidelijkheid of een te snelle beslissing kan het vertrouwen in de organisatie schaden.

Daarom is het belangrijk om:

• Een transparant proces te hanteren waarin je hoor en wederhoor toepast.
• Zowel melder als beschuldigde te begeleiden. Bijvoorbeeld met een vertrouwenspersoon of coach.
• Reputatie- en bedrijfseconomische belangen ondergeschikt te maken aan het creëren van een veilige werkomgeving.

Kiezen van de juiste opvolging

Het doel van de opvolging moet helder zijn. Dit kan een of meerdere van deze doelen zijn:

• Een herstel van de werksituatie. Bijvoorbeeld via gesprekken of mediation.
• Een onderzoek naar de feiten of de cultuur binnen de organisatie.
• Het voeren van sancties. Dat zijn arbeids- of tuchtrechtelijke maatregelen.

Om te voorkomen dat de organisatie te snel zware maatregelen neemt, is het verstandig om de opvolging te benaderen als een escalatieladder. Begin met lichte interventies, zoals gesprekken of bemiddeling. Schakel, als dat nodig blijkt, pas later over op zwaardere maatregelen. Denk hierbij aan een onderzoek of sancties.